康卫研究院档案管理制度
康卫研究院档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强北京康卫生物健康科学研究院（以下简称研究院）档案管理，提高档案利用效率，特制定本制度。
第二条 本制度适用于研究院全体员工。
第二章 归档范围
第三条 证件性的文书资料包括：营业执照正副本、资质证明文件、税务登记证文件、开户许可证、国有土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证、以及研究院自有资产房屋所有权证书、商品房预售许可证、产权登记备案证等。
第四条 研究院与有关单位签订的合同、协议书等重要文件资料。
第五条 研究院的各种工作计划、总结、报告、请示、批复等。
第六条 会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、报告、合同以及往来的文书都应归档，会计凭证，会计账簿和会计报表等可由会计部门自行归档等。
第七条 人事档案：在职人员、离职人员内部人事档案、劳动合同、录用人员资料、考勤资料等。
第八条 声像制品资料包括：研究院各部门在其活动或项目、文化娱乐活动中以声像形式记录下来的各种资料等。
第九条 同政府及外单位的往来函件：政府性文件、申请、批复等，包括政府对项目的文件、申请、批复等。
第十条 实物类档案：研究院获奖的奖品、证书、奖杯、锦旗、奖章、证书等。
第十一条 项目类资料包括：项目调研报告、盖有公章的各类项目文件、项目项目结算报告、项目付款凭证。
第十二条 研究院购买仪器设备的使用说明书、出厂检测报告等。
第三章 资料的收集、整理、归档
第十三条 各部门重要证件、文件、合同、协议及政府批复文件、证件等的原件（复印件），应在文件到达本部门当日进行归档，不便及时归档的日常管理性或专业性文件材料，一般应在办理完毕后的一个星期内到秘书处办理存档手续。
第十四条 各部门应将要归档的资料进行整理、分类、装订，保证资料齐全，并提交《档案移交目录》，审批通过后及时到秘书处办理归档手续。
第十五条 秘书处档案管理人员在接收到档案之后需填写《档案接收确认单》交相关负责人，以便后期统计。
第十六条 档案管理员根据资料的性质，进行归档分类、编号、上档、实施档案归档整理。
第四章 档案分类
第十七条 研究院档案按其内容分为绝密、机密、一般类。
一、 绝密档案包括：研究院经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、各类证照、合同、协议及营销方案等；
二、 机密档案包括：财务资料、重要会议纪要、薪资性档案、收发文（重要政府性文件、申请、批复）等重要资料；
三、 一般类包括: 工作计划、会议纪要、政策法规性文件、图书等具有参考价值的文件资料等。
第五章 档案的借阅与复印
第十八条 档案原件一般不得借出，如有特殊情况，可以短期借阅，最多为3天，需填写《档案借阅申请表》。逐级审批之后方可借阅，外携证照使用完毕后应迅速归还保管者。
第十九条 各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围的档案资料，如需带离档案室需填写《档案借阅申请表》。逐级审批之后方可借阅。如需查阅非本部门重要文件和有密级档案，需填写《档案借阅申请表》。逐级审批之后方可借阅。
第二十条 档案借阅者应负责档案的完整和安全，不得私自影印、复制、翻印、不得擅自拆散、调整、抽取、污损、不得转借。
第二十一条 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。
第二十二条 延长借阅时间者，需填写《档案借阅延期申请表》。逾期不还者，档案管理员要及时催还。借出档案材料因保管不慎丢失要及时追查，并报告主管部门及时处理。
第二十三条 档案管理员和借阅人员都要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
第二十四条 研究院在职工作人员调离研究院时，需退还所借档案，经审查无误后，才能调离。
第六章 处罚措施
第二十五条 如未在规定期限内及时存档，则根据逾期天数对经办人处以50元/天的经济处罚，特殊情况者需报上级主管进行审批；
第二十六条 有如下行为之一，根据情节轻重，给予经办人100—1000元的经济处罚，若构成犯罪的研究院将依法追究刑事责任：
一、 毁损、丢失或擅自销毁研究院档案者；
二、 擅自向外单位提供、摘抄研究院档案者；
三、 涂改、伪造档案者；
四、 未及时上报归档者；
五、 未按手续借阅、外带者或越级查阅者；
六、 借阅者要注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。在借阅期间出现的档案遗失，视情节严重给予相关责任人100—1000元的经济处罚，对研究院造成重大损失的，研究院将有权单方面解除劳动合同并无需给予任何经济补偿。
第二十七条 因证照遗失或损坏给研究院造成的损失，将根据情节轻重给予丢失责任人200－5000元不等的罚款，情节严重者追究其相应法律责任。
第二十八条 各类证照若有遗失，需在第一时间内报理事长征询处理意见，责任人应承担相关责任，并承担补办证照的全部费用，若需登报声明限两日内办理。
第二十九条 坚决杜绝非法盗用或伪造证照事情的发生，一经发现，相关人员直接辞退并追究其相应法律责任。
第七章 档案清理
第三十条 档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀、腐蚀，定期通风、防潮。
第三十一条 对于破损的档案应及时进行修补。
第八章 档案的销毁
第三十二条 研究院任何个人或部门未经理事长允许不得销毁研究院档案资料，一经发现，研究院将有权单方面解除劳动合同并无需给予任何经济补偿。。
第三十三条 当已存档案到了销毁期时，由档案管理员填写《档案资料销毁审批表》各级审批同意之后方可销毁。
第三十四条 凡属于密级类的档案资料原则上为永久保存, 若有特殊情况需要进行销毁的则必须由理事长审批同意之后方可销毁。一般档案资料，由上级主管审批同意之后方可销毁。
第三十五条 经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和要销毁的档案资料做好登记（登记表永久保存）并归档。
第三十六条 在销毁档案资料时，必须由上级主管对需要进行销毁的档案进行核对并监督销毁。
第九章 附则
第三十七条 本制度解释及说明权归本研究院所有。
第三十八条 本制度自理事会通过后生效。